Günümüzün hızlı iletişim dünyasında, bir çağrıyı kaçırmak potansiyel bir müşteri kaybı anlamına gelebilir. Özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için bu tür durumlar büyüme ivmesini doğrudan etkileyebilir. İşte tam da bu noktada, sanal santral sistemlerinde yer alan sesli mesaj kutusu özelliği devreye giriyor. Kırmızı Santral, bu özelliği standart olarak sunarak işletmelerin her çağrıdan maksimum verim almasını hedefliyor.
Sesli Mesaj Kutusu Nedir?
Sesli mesaj kutusu, çağrıya cevap verilemeyen durumlarda arayan kişinin kısa bir mesaj bırakmasını sağlayan sistemdir. Bu mesajlar, daha sonra dinlenebilir, arşivlenebilir ve işleme alınabilir. Sanal santral altyapısı üzerinden çalışan bu özellik, kullanıcı dostu paneli ile kolayca yönetilebilmektedir.
Hangi Durumlarda Kullanılır?
-
Mesai saatleri dışında gelen çağrılarda
-
Tüm hatlar meşgul olduğunda
-
Kısa süreli sistemsel gecikmelerde
-
Personelin çağrıya cevap veremediği yoğun anlarda
Bu durumlarda müşteriye “Şu anda tüm yetkililerimiz meşgul. Lütfen mesaj bırakın, sizi en kısa sürede arayalım” gibi profesyonel bir kayıt sunulur.
Neden Önemlidir?
-
Müşteri kaybını engeller
-
Profesyonel bir marka imajı oluşturur
-
Tüm iletişim kayıt altına alınır
-
Ekiplerin geri dönüş performansını artırır
Deneyimimizde, özellikle hafta sonları gelen çağrıların %30’unun sesli mesaj olarak kaydedildiğini ve bunlara yapılan geri dönüşlerin satışa dönüşme oranının oldukça yüksek olduğunu gözlemledik.
Kırmızı Santral Paneli Üzerinden Nasıl Yönetilir?
Kırmızı Santral yönetim paneli ile sesli mesaj sistemi şu şekilde yapılandırılabilir:
-
Özel bir sesli karşılama mesajı yüklenir
-
Cevaplanmayan çağrılar için varsayılan yönlendirme yapılır
-
Bırakılan mesajlar MP3 formatında arşivlenir
-
Yetkili kişilere e-posta bildirimi gönderilir
Ayrıca bu sesli mesajlara ilişkin istatistiksel raporlar da alınabilir. Bu veriler, çağrı trafiğini optimize etmede oldukça faydalı olmaktadır.
Bulut Santral Altyapısıyla Entegre Çalışır
Sesli mesaj kutusu, yalnızca sanal santral sistemine değil, aynı zamanda bulut santral altyapısına da entegre çalışır. Bu sayede:
-
Fiziksel cihaza gerek kalmaz
-
Mesajlar bulut ortamında güvenli şekilde saklanır
-
Tüm verilere internet erişimi olan her yerden ulaşılabilir
Özellikle birden fazla şubesi veya uzaktan çalışan personeli olan işletmeler için bu esneklik büyük avantaj sağlar.
Başvuru ve Kurulum Süreci
Sistemi kullanmaya başlamak için başvuru sayfası üzerinden gerekli bilgiler iletilir. Kurulum adımları şunlardır:
-
Sabit hat ya da 0850’li numaranın tanımlanması
-
Sesli mesaj özelliğinin aktif hale getirilmesi
-
Özel ses kaydının yüklenmesi
-
Panel erişiminin sağlanması
Genellikle 24 saat içinde sistem hazır hale gelir. Kurulum sürecinde Kırmızı Santral teknik ekibi her adımda destek sunar.
SSS – Sesli Mesaj Sistemi Hakkında
Bırakılan mesajlar ne kadar süre saklanır?
Standart olarak 90 gün saklanır, uzatma opsiyonu mevcuttur.
Mesajlar kime iletilir?
Yetkili e-posta adresine otomatik bildirim gönderilir. Panel üzerinden de dinlenebilir.
Birden fazla departmana yönlendirme yapılabilir mi?
Evet, tuşlama veya zamanlama esaslı yönlendirme mümkündür.
Cevapsız çağrıların kaç tanesi mesaj bırakıyor?
Ortalama %20’si mesaj bırakmaktadır.
Sonuç: Kaçan Çağrıları Fırsata Dönüştürün
Sanal santral kullanıcılarının en çok ihmal ettiği ama en çok fayda sağlayan özelliklerden biri sesli mesaj kutusudur. Kırmızı Santral ile bu özelliği aktif ederek, hiçbir müşteri talebini kaçırmazsınız. Özellikle butik işletmeler, ajanslar ve yoğun saatlerde personel sayısı yetersiz olan firmalar için sesli mesaj sistemi tam anlamıyla bir kurtarıcı rolü üstlenmektedir.
Daha fazla bilgi almak ve sistemi işletmenize kurdurmak için sanal santral başvuru sayfasını ziyaret edebilirsiniz.